Herramientas Colaborativas en las Empresa

 

Herramientas Colaborativas que ayudan en la empresa desde el inicio de la pandemia

Desde que la pandemia cambió radicalmente el modo de trabajar, alejando la presencialidad, el teletrabajo se ha ido haciendo un hueco en el día a día, y muchas empresas han decidido su implantación, en mayor o menor medida, para todo tipo de puestos.

En consecuencia, son cada vez más las herramientas colaborativas que se han ido utilizando para trabajar desde casa. Unas nuevas y otras que han tenido auge con este cambio de paradigma. Asimismo, podemos encontrar herramientas de pago o de uso gratuito.

Éstas mejoran la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo y facilita el traspaso de información, lo que genera un entorno similar a si estuvieran en los puntos de trabajo, sin la necesidad de encontrarse allí físicamente.

Algunas de las más utilizadas se enumeran a continuación:

1. G Suite

También conocida como Google Suite, son un conjunto de herramientas empresariales (100 % en línea), elaboradas por Google. Su objetivo es facilitar la comunicación, colaboración e interacción de los usuarios en una empresa y aumentar la productividad en esta misma.

Algunas de las aplicaciones más populares que tiene esta solución son:

- Gmail: aparte de contar con un correo electrónico, le permite centralizar muchas de las funciones de comunicación empresarial. Por ejemplo, puede chatear, realizar videollamadas, compartir documentos, aplicar recordatorios en el calendario, etc.

- Google Chat: le facilita enviar y recibir mensajes individuales o grupales al resto de los usuarios de su empresa.

- Google Calendar: es una herramienta que le ayuda a mejorar la gestión y planificación de tareas, reuniones o eventos de la empresa.

Google Meet: le permite realizar llamadas de voz o en video con integrantes dentro o fuera de la empresa.

- Google Docs: desarrollada para crear y editar documentos de texto y compartirlos con el resto de los usuarios de la empresa. Asimismo, se puede colaborar en tiempo real en estos mismos con la seguridad de que los cambios se guardan de manera automatizada.

de impulsar el trabajo en equipo, especialmente durante el teletrabajo.

2. Slack

Es una plataforma desarrollada específicamente para la mensajería empresarial. Su objetivo es ayudar a que los miembros de su empresa puedan comunicarse de manera directa a través de mensajes. Asimismo, le brinda a los usuarios:

- Comunicación organizada: permite mantener una comunicación fluida al mandar mensajes individuales (de manera privada), o a través de canales desarrollados para equipos de trabajo, proyectos empresariales u otro objetivo empresarial (el acceso a de los usuarios a estos canales es con una invitación). Asimismo, se pueden compartir archivos en estos espacios.

- Historial de búsqueda: ayuda a ubicar con facilidad mensajes enviados, archivos compartidos u otra información pertinente que se distribuye en la plataforma.

- Integración de app: cuenta con un directorio de aplicaciones a fin de que pueda integrarlos en la plataforma y trabajar sin tener que saltar de una app a otra.

3. Discord

Comenzó siendo una aplicación específica para jugadores, sin embargo se ha estado utilizando últimamente en empresas por sus funcionalidades colaborativas, por ejemplo:

- Opciones de comunicación: dentro de la plataforma, usted puede comunicarse con el resto de los usuarios a través de chat, llamadas de voz o video.

- Sala de chat: es un concepto similar al de Slack. Usted accede a través de una invitación, una vez que esté dentro de la misma, puede ver canales con grupos de personas con las que puede interactuar a través de mensajes.

Intercambio de archivos: cuenta con una capacidad de 8 MB para compartir documentos u otro archivo dentro de la plataforma al resto del equipo.

4. Webex

Es una plataforma diseñada específicamente para realizar videoconferencias o llamadas en línea. Es utilizada por diversos negocios porque se adapta fácilmente a la movilidad empresarial. Algunas de sus funcionalidades son:

- Llamadas de audio o video: estas se caracterizan por ser de alta calidad y permiten incluir hasta 1000 asistentes dentro la misma.

- Mensajería: en este espacio se pueden enviar archivos y mensajes de manera individual o en grupo.

- Grabaciones de reunión: permite grabar las reuniones que realiza, almacenarlas en la nube y obtener transcripciones de esta misma si así lo desea.

5. Microsoft Teams

Se puede afirmar que Microsoft Teams es una de las herramientas colaborativas más completas en el mercado y con más demanda (actualmente un aproximado de 500 mil organizaciones hacen uso de Teams en su negocio). Esto se debe a que es una plataforma unificada y desarrollada para la comunicación y colaboración.

Su objetivo es brindarle a compañías y usuarios una solución todo en uno que incluye múltiples herramientas intuitivas y servicios inteligentes a fin de impulsar el trabajo en equipo, especialmente durante el teletrabajo.

¿Por qué debería emplear Microsoft Teams en su empresa? Porque le permite contar con:

Múltiples opciones para comunicación: Microsoft Teams es mucho más que solo una plataforma de mensajería. Aparte de contar con el chat para iniciar una conversación individual o grupal, puede programar, realizar y grabar reuniones en línea a través de llamadas por audio o video. Asimismo, cuenta con una función de telefonía que permite llamar a números personales con facilidad.

Facilidad para el trabajo en grupo: se pueden crear grupos de chat que centralizan toda la información sobre algún proyecto o tarea en específico. Asimismo, permite compartir archivos o documentos y colaborar directamente en estos mismos, sin tener que salir a otro software externo. Los cambios o actualizaciones se van guardando de manera automática.

Integración con varias aplicaciones o servicios: una de las mayores ventajas de Microsoft Teams es que puede integrar múltiples app a su espacio de trabajo para no tener que saltar de un lugar a otro para completar alguna tarea. En la tienda de aplicaciones de Teams podrá encontrar más de 700 opciones.

Flexibilidad remota: permite realizar actividades de la empresa sin importar el lugar en el que se encuentre el colaborador o el dispositivo que utilice para trabajar (computadora, celular inteligente o tableta). Asimismo, con la app para dispositivos móviles de Teams, podrá encontrar funciones interesantes, por ejemplo, ver y editar documentos con facilidad, enviar mensajes de voz, y mucho más.

Facilidad en el manejo y administración: esta es clave para los administradores ya que podrán configurar de manera sencilla todas las políticas de acceso y de usuario. Asimismo los colaboradores contarán con una herramienta simple, intuitiva y fácil de utilizar lo que mejorará su experiencia remota.

Alumna: Andrea Isela Carcamo Corea 

Número de cuenta: 202410010747